Klokkenluidersregeling

1. Algemeen
In overeenstemming is met de verplichting op grond van art. 27 Verordening accountants-organisaties heeft Qwestor B.V. een klokkenluidersregeling. Deze klokkenluidersregeling waarborgt dat de medewerkers van Qwestor B.V. en personen buiten Qwestor B.V. zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden die Qwestor B.V. aangaan aan de orde kunnen stellen.

2. Reikwijdte
Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties: a) handelingen die leiden tot strafbare feiten door Qwestor B.V. of haar medewerkers; b) alle (vermoede) andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door Qwestor B.V. of haar medewerkers; c) alle (vermoede) overtredingen van interne regelgeving door Qwestor B.V. of haar medewerkers; d) (dreigende) intimidatie van medewerkers van Qwestor B.V. door collega’s dan wel leidinggevenden; e) (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie; f) overige situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de Compliance Officer in aanmerking komen. Wanneer sprake is van een verschil van inzicht, dan wel klacht, over het optreden van Qwestor B.V. of haar medewerkers, kan eveneens gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil met de hiervoor genoemde richtlijnen hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.

3. Procedure
Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid dit te melden aan de Compliance Officer, Johan van Leeuwen.

De melding aan de Compliance Officer vindt elektronisch plaats via johan@qwestor.nl, dan wel per post gericht aan Qwestor B.V., ter attentie van de Compliance Officer, Jonckerweg 10, 2201 DZ Noordwijk, met op de envelop “strikt vertrouwelijk”. Wanneer de melding betrekking heeft op de Compliance Officer, dient er gemeld te worden aan een lid van het bestuur.

De Compliance Officer bevestigt de ontvangst van de melding binnen één week aan de melder. De Compliance Officer informeert de melder tevens hoe en op welke termijn de melding in behandeling zal worden genomen.

Indien sprake is van een onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling genoemde situatie ad a en/of e, informeert de Compliance Officer onmiddellijk het bestuur. De Compliance Officer informeert tevens de melder hierover.

De Compliance Officer informeert de melder binnen vier weken na ontvangst van de melding over de afhandeling van de melding en de maatregelen die zijn genomen. Wanneer deze termijn door onvoorziene omstandigheden wordt overschreden, informeert de Compliance Officer de melder hierover en wordt aangegeven op welke termijn de melder alsnog zal worden geïnformeerd over de afhandeling van de melding en de maatregelen die zijn genomen.

Een medewerker die een melding doet, heeft de mogelijkheid om een adviseur in vertrouwen te raadplegen. Diegenen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn maken de identiteit van de adviseur niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en de adviseur.

Voor een melding dient sprake te zijn van een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een misstand, de melding moet te goeder trouw en naar behoren worden gedaan, en de melder moet in alle opzichten zorgvuldig handelen.

4. Geheimhouding
Diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn, maken de identiteit van de melder niet bekend zonder de uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder, en gaan met de informatie over de melding vertrouwelijk om. Qwestor B.V. draagt er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn.

5. Rechtspositie
Het bestuur van Qwestor B.V. garandeert de medewerker die een melding doet op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melder zowel tijdens de behandeling van de melding als na de afhandeling van de melding op geen enkele wijze zal worden benadeeld in zijn/haar rechtspositie. Onder benadelingshandelingen wordt onder andere verstaan ontslag, overplaatsing, het weigeren van een overplaatsingsverzoek, het onthouden van salarisverhoging, of het afwijzen van verlof.

6. Datum inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op 17 maart 2022.